Ważne kwestie do zapamiętania podczas organizacji konferencji

Przedsiębiorstwa muszą nawiązywać i utrzymywać osobiste relacje z partnerami działającymi w tej samej branży. Nawiązywanie kontaktów z innymi w branży może pomóc firmie zdobyć ważnych partnerów i wysunąć się na pozycję lidera na danym rynku (Thom Singer, MasterCard Biz, 5 REASONS YOU SHOULD ATTEND A CONFERENCE IN YOUR FIELD, 2013). Jednym ze sposobów, w jakie przedsiębiorstwa nawiązują i utrzymują relacje biznesowe, jest organizacja konferencji. Panuje błędne przekonanie, że organizatorem konferencji musi być koniecznie wielka korporacja oraz że wydarzenie to pociąga za sobą ogromne koszty. Jednak konferencję może zorganizować również średniej wielkości firma i zaprosić do siebie lokalnych przedsiębiorców na weekend. Przedsiębiorstwa mogą także poszukać partnerów do organizacji konferencji, aby móc podzielić się jej kosztami. Poniżej zaprezentowano kilka kwestii, o których należy pamiętać, planując konferencję.

Planowanie

W przypadku niewielkich konferencji przeznaczonych dla konkretnej grupy odbiorców wiele czynności firma może wykonać na własną rękę. W ten sposób może uniknąć kosztów konsultacji z ekspertami czy też wynajmu firmy cateringowej. Pierwszą rzeczą, jaką należy zrobić, jest udzielenie odpowiedzi na kilka podstawowych pytań. Kto zostanie zaproszony na konferencję? Jak organizatorzy planują się skontaktować z potencjalnymi uczestnikami? Kto będzie przemawiał? Jakie cele organizatorzy chcą osiągnąć dzięki tej konferencji? Kiedy się ona ma odbyć? Gdzie ma się odbyć? Czy organizatorzy mogą skorzystać z własnej infrastruktury, czy trzeba wynająć pomieszczenia? Czy trzeba będzie zorganizować przejazd, wyżywienie i zakwaterowanie? Odpowiadając na powyższe pytania, można się zdecydowanie lepiej przygotować do organizacji takiej imprezy.

Wyznaczenie harmonogramu 

Dobrze jest zacząć planować konferencję rok wcześniej. Trzeba wyznaczyć termin, do którego najpóźniej uczestnicy muszą potwierdzić chęć udziału. Bazując na liczbie uczestników, można zarezerwować odpowiednie lokum. Jeśli konferencja nie będzie duża, prezentacje będą prawdopodobnie odbywać się w relatywnie niewielkich pomieszczeniach. Należy się upewnić, że każdy uczestnik otrzyma wygodne krzesło konferencyjne do siedzenia, a prelegent będzie miał do dyspozycji niezbędny sprzęt. Po zarezerwowaniu lokalu należy potwierdzić uczestnictwo prelegentów, gdyż dopiero potem można przygotować materiały reklamowe (Purdue University, SMART CONFERENCE PLANNING – HOW TO PLAN AND HOST A SUCCESSFUL CONFERENCE, n.d.).

Po konferencji

W zależności od zamierzonych celów konferencji po całym wydarzeniu trzeba wykonać szereg różnych czynności: skontaktować się z potencjalnymi klientami, podjąć negocjacje w celu zawiązania spółki typu joint venture, przesłać uczestnikom materiały itp. Podjęcie działań po konferencji jest równie ważne, jak to, co się dzieje podczas niej. Jeśli organizacja takiego wydarzenia wydaje się zbyt wielkim przedsięwzięciem, można pomyśleć o zaplanowaniu jednodniowego seminarium. Taka imprezę jest łatwiej zorganizować, a poza tym może się ona odbyć w firmowej sali konferencyjnej. Jedną z firm, gdzie można kupić wysokiej jakości meble konferencyjne, takie jak stół konferencyjny czy krzesła do niego, jest AJ Produkty. Więcej informacji znajduje się w witrynie internetowej tego producenta.

Reklamy

Znaczenie wyboru odpowiednich mebli do miejsca pracy

Meble biurowe – jak wybrać modne i funkcjonalne

Menedżerowie biur miewają czasami problem z wyborem odpowiednich mebli do nowoczesnego biura. Dobór odpowiedniego wyposażenia, które będzie nie tylko modne, ale też funkcjonalne, może okazać się wcale niełatwym zadaniem. Różnorodność dostępnych na rynku modeli oraz ich wielka atrakcyjność może dodatkowo utrudnić taki wybór. Poniżej zaprezentowano cztery wskazówki ułatwiające podjęcie właściwej decyzji i wybranie funkcjonalnego sprzętu do biura.

Meble ergonomiczne

Producenci mebli coraz częściej projektują swoje produkty pod kątem zwiększenia wydajności w miejscu pracy i zapewnienia wygody pracownikom. Jednym ze sposobów osiągnięcia tego celu jest uwzględnienie w projekcie zasad ergonomii. Ergonomia odnosi się do projektowania produktów i aranżowania wnętrz w sposób ułatwiający ich używanie oraz gwarantujący bezpieczeństwo i wydajność.

Cykl produkcji przedsiębiorstw może ulec zaburzeniu, jeśli zbyt wielu pracowników będzie nieobecnych z powodu choroby. Krajowy Urząd Statystyczny w Wielkiej Brytanii potwierdza, że absencje chorobowe wynikające z drobnych schorzeń zdarzają się najczęściej.  Do takich schorzeń zalicza się bóle pleców, karku i mięśni (Timeware Ltd, ABSENTEEISM, PRODUCTIVITY AND THE BOTTOM LINE, 2015).

Badania pokazują również, że pracownicy często przebywają przez wiele godzin w tej samej, nieprawidłowej pozycji w biurze, a potem w domu na kanapie. Siedzenie w złej pozycji może skutkować problemami ze zdrowiem i przełożyć się na niższą wydajność przedsiębiorstwa. Badania pokazują również, że meble biurowe mogą pomóc pracownikom przyjąć poprawną postawę podczas pracy (Dr. Michael O’Neill, NEW WORKPLACE ERGONOMICS RESEARCH, 2013).

Wybór rozwiązań łatwych w użyciu

Menedżerowie mogą poprosić pracowników o pomoc w doborze mebli. Jedną z propozycji jest biurko gabinetowe zaprojektowane z myślą o osobach na kierowniczych stanowiskach. Tego typu biurka mają zwykle sporo miejsce do bezpiecznego przechowywania różnych przedmiotów. Oprócz atrakcyjnego wykończenia charakteryzują je także otwory na przewody oraz duża powierzchnia robocza.

Przydatne mogą również okazać się elastyczne rozwiązania, takie jak składane stoły, krzesła z możliwością sztaplowania itp. Takie meble sprawdzają się, kiedy trzeba szybko zmienić miejsce spotkania lub aranżację sali konferencyjnej. Ponadto składane meble są wygodne podczas przechowywania, gdyż nie zabierają dużo miejsca. Do rozwożenia poczty w biurze firmy mogą zakupić specjalne wózki. To wygodny i wydajny sposób przewożenia różnych przedmiotów po firmie. Wózki umożliwiają szybki dostęp do dokumentów i pomagają zwiększyć wydajność firm. Przedsiębiorstwa mogą również zainwestować w meble biurowe metalowe, takie jak szafy o dużej trwałości, zapewniające bezpieczeństwo przechowywanych przedmiotów.

Kreatywne rozwiązania

Menedżerowie mogą zdecydować się na kreatywne wykorzystanie szklanej tablicy magnetycznej, która będąc zawieszona na ścianie, często stanowi dużą ozdobę pomieszczenia. Menedżerowie mogą również użyć tablic suchościeralnych, aby stymulować potencjał twórczy pracowników, którzy mogą na nich rysować portrety swoich kolegów, umieszczać bieżące komunikaty czy też prezentować najwydajniejszego pracownika tygodnia. Innym innowacyjnym rozwiązaniem są montowane na ścianie popielnice, gdzie osoby palące mogą bez trudu wyrzucić niedopałki. Popielnice mają pokrywy z niewielkimi otworami, dzięki którym zawartość pojemnika nie wydostaje się na zewnątrz. Przedsiębiorstwa mogą także zdecydować się na opatrzone logo firmy artykuły piśmiennicze, które z pewnością zrobią dobre wrażenie na gościach. Na przykład prawnicy czy architekci mogą zostać lepiej zapamiętani przez klientów, jeśli wręczą im dokumenty na papierze firmowym.

Różnorodna oferta elastycznych i kreatywnych produktów dostępna jest w wielu sklepach detalicznych. Jednym z producentów i dostawców wyposażenia do biur jest producent mebli biurowych AJ Produkty.

Jak zaprojektować biuro w domu

Wiele osób decyduje się na otwarcie własnej działalności, aby zyskać większą niezależność zawodową. Przed zrealizowaniem marzeń o własnej firmie warto przygotować dostosowany do możliwości finansowych plan inwestycji. Jedną z opcji jest stworzenie biura w  domu. Takie rozwiązanie umożliwia zmniejszenie kosztów ogólnych prowadzenia firmy oraz inwestycji początkowych. Przyszli przedsiębiorcy mogą skorzystać z poniższych wskazówek, jak właściwie zaprojektować biuro w domu.

Aranżacja biura

Aby maksymalnie oszczędzić koszty ogólne, w biurze domowym trzeba zastosować inteligentne rozwiązania. Przed podjęciem decyzji o układzie biura trzeba zastanowić się, do czego ma ono służyć. Czy ma pomóc przyciągnąć gości, stanowić powierzchnię roboczą czy może ma to być miejsce spotkań z lokalnymi klientami? Wielu właścicieli małych firm może uznać, że biuro domowe musi służyć wszystkim tym trzem celom. W takim przypadku, projektując biuro, trzeba pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Jeśli biuro ma robić wrażenie na gościach, jego wnętrze musi być bardzo atrakcyjne. Aby jak najlepiej wykorzystać niewielką przestrzeń, warto pomyśleć o składanych stołach konferencyjnych i meblach z możliwością sztaplowania – takich jak krzesła biurowe.

Meble biurowe

Planując wyposażenie biura, czasami trzeba liczyć się z kosztami, jednak nie warto za bardzo oszczędzać, kupując dla siebie biurko biurowe. Zwykle spędza się przy nim wiele godzin. Niewygodne meble mogą być przyczyną bólów pleców, ramion i lędźwi. Badania pokazują, że elastyczne i wygodne meble mogą nawet zwiększyć wydajność pracowników (Dr. Michael O’Neill, ADAPTABLE BY DESIGN, 2012). Stąd właściciele firm powinni dobrze przemyśleć kwestię nadmiernego oszczędzania na meblach biurowych. Osoby, które chcą oszczędzić na kosztach mebli, mogą je kupić bezpośrednio u producenta. Pominięcie pośrednictwa sklepów może w tym przypadku pomóc zmniejszyć wydatki na meble biurowe.

Komputery

Wybór pomiędzy komputerami nowymi a używanymi może być dość trudny. Właściciele małych firm mogą ręcznie sprawdzić komputery. Jednostki z dużą pamięcią RAM i dobrą prędkością operacyjną powinny być traktowane priorytetowo. Zwykle można bez problemu nabyć używane monitory po korzystnych cenach. Podobnie jest w przypadku nowych lub używanych komputerów – wystarczy poszukać, aby dostać je okazyjnie. Warto też zajrzeć na blogi, gdzie autorzy opisują, jak złożyć własny komputer. Jest to dobre rozwiązanie, jeśli potrzebne jest dodatkowe wyposażenie, np. duża pamięć VRAM.

Rozwiązania w zakresie przechowywania

Niewielka powierzchnia zwykle wymaga wielu rozwiązań w zakresie przechowywania, np. szafkartotekowych, plastikowych pojemników modułowych, szafek z przegródkami itp. Właściciele firm mogą także potrzebować wyposażenia umożliwiającego im bezpieczne przechowywanie dokumentów, gotówki czy innych wartościowych przedmiotów. Korzystając z różnych rozwiązań, nie tylko można zapewnić dobrą organizację w miejscu pracy, ale także wyeliminować bałagan. Nieporządek w biurze domowym to nie tylko problem dla pracowników, ale również domowników.

Ściany

Zamiast inwestować w drogie farby, małe firmy mogą ozdobić ściany w inny sposób – dając upust swojej twórczości. Na ścianach mogą zawisnąć tapety, tablice magnetyczne, plakaty czy inne tego typu przedmioty. Dobrze wykorzystana przestrzeń na ścianach może robić profesjonalne wrażenie lub stanowić wyraz twórczych możliwości właściciela firmy. Tablice suchościeralne świetnie nadają się do publikowania ogłoszeń, umieszczania cytatów, żartów itp. umilających pracę na co dzień. Różnego rodzaju plakaty przedstawiające piękno natury mogą dodać pomieszczeniu naturalności oraz stanowić dużą ozdobę.

Wielu przedsiębiorców często decyduje się na pracę z domu. Jednak ograniczenia przestrzenno-finansowe mogą uniemożliwiać osiągnięcie założonych celów. Stąd warto pomyśleć o takich rozwiązaniach jak szafy kartotekowe, meble biurowe itp., które mogą ułatwić pracę z domu. Tego typu produkty i meble oferuje producent mebli biurowych, AJ Produkty.

Znaczenie właściwego rozwiązania do przechowywania

Bałagan w miejscu pracy przeszkadza w skupieniu i koncentracji (Erin Doland, SCIENTISTS FIND PHYSICAL CLUTTER NEGATIVELY AFFECTS YOUR ABILITY TO FOCUS AND PROCESS INFORMATION, 2011). Brak koncentracji skutkuje większą liczbą błędów i niższą wydajnością. Firmy powinny zaplanować środowisko pracy dla swojej załogi, uwzględniając jej liczebność. Powinny zapewnić każdemu pracownikowi odpowiednią ilość miejsca przy stanowisku roboczym, tak aby mógł wygodnie pracować. Należy mu również zagwarantować odpowiednie rozwiązania do przechowywania, tak aby nie było problemu z utrzymaniem porządku. Poniżej znajduje się kilka propozycji systemów przechowywania, które sprawdzają się w firmach:

Tacki na dokumenty:

Firmy obsługujące procesy, które wymagają dużej ilości dokumentów papierowych, powinny zainwestować w specjalne tacki. To pojemniki, które sprawdzają się na przykład w księgowości, gdzie pracownicy mają do czynienia z dużą ilością faktur papierowych. Takie rozwiązanie z pewnością ułatwi im organizację pracy. W ten sposób mogą kontrolować, które dokumenty zostały już przetworzone, a które oczekują na wprowadzenie do systemu.

Przechowywanie dokumentów:

Dokumenty, które nie są aktualnie używane, wymagają odpowiedniego przechowywania. Przedsiębiorstwa, które muszą prowadzić szczegółowe rejestry klientów na papierze, powinny zainwestować w szafy biurowe, które świetnie nadają się do przechowywania. System przechowywania akt według porządku alfabetycznego, numerycznego itp., umożliwia szybkie odnalezienie dokumentu w razie potrzeby.

Szafy metalowe:

Szafy metalowe służą do przechowywania ciężkiego sprzętu. Przydają się zwykle w środowiskach przemysłowych. Szafy metalowe są również użyteczne w sytuacji, gdy przechowywane przedmioty wymagają zabezpieczenia. Mogą służyć do przechowywania dokumentów zawierających wrażliwe dane, materiały czy sprzęt. Zwykle do szafy metalowej jest trudniej się włamać niż do wykonanej z tworzywa.

Szafki dla pracowników:

Firmy powinny zapewnić pracownikom miejsce do przechowywania ich własności. Do tego celu nadają się oddzielne szafki, gdzie pracownik może schować drugie śniadanie, parasol czy też strój na zajęcia sportowe, na które się wybiera po zakończeniu pracy.

Szafy warsztatowe:

Warsztaty to miejsca używane do montażu i produkcji, gdzie często znajduje się wiele artykułów i narzędzi. Szafy warsztatowe są zaprojektowane pod kątem przechowywania narzędzi i utrzymania porządku w warsztatach. Szafa warsztatowa zawierająca niewielkie pojemniki może posłużyć do przechowywania małych części. Często ma również regulowane haczyki, które można przywiesić w dowolnym miejscu. W zależności od potrzeb w warsztacie haczyki można zaaranżować w takim układzie, aby każde narzędzie miało swoje bezpieczne miejsce. Jednym z producentów mających w ofercie szafy narzędziowe i biurowe oraz szafki dla pracowników jest AJ Produkty.

Znaczenie odpowiednich systemów przechowywania żywności

Szacuje się, że każdego roku około 350 tys. ludzi umiera w wyniku zatruć pokarmowych.Najnowsze dane ze Światowej Organizacji Zdrowia (WHO) pokazują, że problem chorób związanych ze spożyciem żywności rośnie na całym świecie. Dyrektor generalny WHO, dr Margaret Chan, stwierdziła w swoim oświadczeniu, że „produkcja żywności została zindustrializowana, a handel i dystrybucja uległy globalizacji. Zmiany te oznaczają wiele nowych okoliczności, w jakich może dojść do skażenia żywności szkodliwymi bakteriami, wirusami czy środkami chemicznymi. Dlatego niezbędne jest odpowiednie przechowywanie żywności” (WHO, WORLD HEALTH DAY 2015: FROM FARM TO PLATE, MAKE FOOD SAFE, 2015).

Wiadomo, że odpowiednie przechowywanie żywności ma kluczowe znaczenie w kontekście zdrowia. Dlatego konieczne jest zapewnienie odpowiednich rozwiązań do przechowywania każdego rodzaju żywności. Przechowując jedzenie, należy uwzględnić takie czynniki jak rodzaj produktu spożywczego, jego przydatność do spożycia, temperaturę przechowywania, opakowanie oraz to czy zastosowane pojemniki magazynowe są przystosowane do przechowywania żywności. Tego typu pojemniki dostępne są w ofercie AJ Produkty. Poniżej zaprezentowano kilka czynników, które mogą wydłużyć przydatność do spożycia produktów żywnościowych dzięki odpowiedniemu przechowywaniu:

Temperatura

Temperatura przechowywania żywności ma kluczowe znaczenie w kontekście czasu jejprzydatności do spożycia. W pomieszczeniu, gdzie przechowuje się żywność, powinno byćchłodno, sucho i powinna być zapewniona odpowiednia wentylacja. Przechowywanie w chłodzie może zmniejszyć aktywność oddechową i degradację enzymów, minimalizując w ten sposób wewnętrzną utratę wody oraz zapobiegając namnażaniu się mikroorganizmów. W ramach zapewnienia optymalnej temperatury należy zadbać o odpowiednią wentylację. W tym celu warto zdecydować się na plastikowe pojemniki przeznaczone do przechowywania żywności.

Światło słoneczne

Przechowywana żywność nie powinna być narażona na działanie promieni słonecznych. Światło słoneczne powoduje utlenianie i w rezultacie utratę wartości odżywczych oraz pogorszenie jakości jedzenia. Ponadto witaminy rozpuszczalne w tłuszczach, takie jak A, D, E i K, są szczególnie wrażliwe na kontakt ze światłem, w wyniku którego ulegają degradacji. W związku z powyższym lepiej jest zabezpieczyć okna i świetliki przed światłem słonecznym i w pomieszczeniu, gdzie przechowuje się żywność, stosować sztuczne oświetlenie (foodsafetymagazine.com, 7 SIMPLE RULES FOR EFFECTIVE AND HYGIENIC DRY GOODS STORAGE, 2005).

Ochrona żywności przed zepsuciem

Przechowując żywność, należy pamiętać o różnym okresie przydatności do spożycia poszczególnych artykułów. Produkty, które łatwo się psują, należy przechowywać oddzielnie, ponieważ jeden zepsuty produkt może doprowadzić do zepsucia się innych, jeszcze potencjalnie nadających się do spożycia, produktów. Co więcej, zepsutą żywność należy natychmiast usunąć z pomieszczenia do przechowywania, wykorzystując do tego pojemniki na śmieci , dzięki czemu można wyeliminować ryzyko nadpsucia innych, jeszcze dobrych, produktów. Jednym z głównych czynników, które należy uwzględnić podczas przechowywania żywności, są pojemniki do przechowywania. AJ Produkty to firma, która oferuje bogaty wybór pojemników do przechowywania żywności.

Co trzeba wiedzieć przed zakupem tablicy suchościeralnej

Tablice suchościeralne stały się bardzo popularne w biurach, szkołach i innych instytucjach.

Określane również jako białe tablice, zastosowaniem przypominają tradycyjne tablice kredowe.Różnią się używanym przyborem do pisania: na tradycyjnej tablicy pisze się kredą, a na suchościeralnej pisakiem. Jednak ważniejsze jest to, że podczas wycierania tablicy suchościeralnej nie powstaje żaden kurz ani pył. Tablice suchościeralne stały się bardzo popularne w połowie lat 90. W Wielkiej Brytanii 70% sali lekcyjnych wyposażonych jest w interaktywne tablice suchościeralne (K Rajani Kanth, WHITEBOARD MAKERS SEE PURPLE PATCH, 2010).

Whiteboardtavlor_2

Tablice suchościeralne są również bardzo popularne w przedsiębiorstwach. Służą doumieszczania ogłoszeń, robienia notatek podczas spotkań i wizualizacji pomysłów podczas sesji burzy mózgów. Podczas burzy mózgów pracownicy wpadają na nowe pomysły i ciekawe rozwiązania (Kristen R. Price, THE IMPORTANCE OF BRAINSTORMING, 2013). Tablice suchościeralne są bardzo przydatne ponieważ można ich użyć do zapisywania pomysłów i pokierowania spotkaniem. Poniżej zaprezentowano kilka kwestii, które przedsiębiorstwa powinny uwzględnić, kupując tablice suchościeralne.

Materiał

Najpopularniejsze są tablice z melaminy. Jest to najtańszy rodzaj tablicy suchościeralnej.Doskonale nadają się do niezbyt intensywnego użytku, np. w biurze lub lobby hotelowym. Tego typu tablice mają tendencję do przebarwień pojawiających się przy dłuższym użytkowaniu, stąd nie należy używać ich zbyt często. Porcelanowe tablice suchościeralne to doskonałe rozwiązanie do miejsc, gdzie są intensywnie używane – np. w centrach szkoleniowych lub szkołach. Tablica magnetyczna to świetny wybór dla placówek edukacyjnych, ponieważ umożliwia wykorzystanie tablicy do dodatkowych celów. Dzięki magnesom można do tablicy przypiąć plakaty oraz wydruki.

Stylistyka

Tablice suchościeralne przydają się do bardzo wielu celów. Tablica na stojaku może stać w holu i prezentować ogólne informacje dla osób wchodzących do budynku. Firmy mogą sięzdecydować na zadrukowane tablice suchościeralne, umożliwiające prezentację lub śledzenie planów. Jeśli potrzebna jest większa powierzchnia do pisania, firmy mogą zdecydować się na rozkładane tablice, które po otwarciu mają dodatkową powierzchnię. Jeśli tablica ma być użyta do prezentowania informacji w pomieszczeniach współdzielonych, idealnym rozwiązaniem będzie połączenie tablicy suchościeralnej i korkowej. Równie dobrze do tego celu może posłużyć tablica magnetyczna.

Mobilność

Niektóre tablice suchościeralne przypominają stoły kreślarskie używane w latach 50. Sąumieszczone wówczas na stojaku na kółkach i można je przekręcać. Tego typu tablice sąmobilne i można je w razie potrzeby przewieźć z jednego pomieszczenia do drugiego. Mniejsze tablice są łatwiejsze w transporcie i można je ustawić na sztaludze. Firmy, przed dokonaniem zakupu, powinny najpierw zastanowić się, gdzie tablica będzie użytkowana. Razem z tablicą suchościeralną trzeba kupić przybory do pisania po niej. Przydatna jest także specjalna gąbka do ścierania zapisów. Pisaki dostępne są w wielu kolorach. Do wycierania tablicy można także użyć zwykłej ściereczki, jednak gąbki dostosowane do tablic często mają specjalny uchwyt na pisaki. Jedną z firm posiadających w swojej ofercie bogaty wybór tablic jest AJ Produkty.